Qu’est-ce que le Change Management ?
On parle de conduite du changement (ou Change Management) pour les méthodes et processus engagés au service d’une transformation au sein d’une entreprise. C’est une méthodologie très souvent utilisée dans le cadre d’un changement majeur, comme la mise en place d’un nouvel outil de reporting ou l’arrivée d’un nouveau prestataire (mappeur, taxonomiste, agence de design…).
Réaliser un état des lieux
À l’image d’une maison qui devrait faire l’objet de travaux, assurez-vous de passer au peigne fin chaque aspect de votre projet de rapport annuel. Faites l’inventaire des étapes et process qui peuvent être améliorés, et fiez-vous à des indicateurs clés comme par exemple, le temps passé et le nombre de contributeurs mobilisés pour la création de la taxonomie verte. Réaliser l’état des lieux va permettre d’instaurer un climat de changement et de préparer les personnes directement impactées.
Définir un cap
Une fois votre bilan réalisé, vos objectifs se dessinent : réduction des coûts, optimisation du process de rédaction ou de design, changement de format ou de logiciel, recrutement… Une fois que les objectifs ont été définis, accompagnez-les d’un planning et fixez des étapes clés. Mais la vitesse de mise en place et d’adoption d’un nouveau logiciel ou d’un nouveau prestataire dépend de plusieurs paramètres : il est compliqué de livrer un timing précis dans les deux cas. Toutefois, gardez à l’esprit que la réticence au changement étant courante et naturelle, elle sera votre obstacle premier. Pour palier cela, fixez des objectifs et un planning réalistes pour ne pas bousculer les contributeurs et ainsi mieux faire accepter la transformation. Échangez en équipe pour évaluer la faisabilité des objectifs et ajustez en fonction des échanges.
Faire adhérer les collaborateurs
Les ingrédients idéaux sont la communication et le partage. Chacune des étapes du processus de changement ne peut aboutir positivement sans eux et sans implication de vos équipes. À ce titre, sondez les contributeurs concernant leurs préférences et leurs appréhensions. Votre transformation repose donc sur une communication claire et adaptée : réunion, email, suivi dans une solution de chefferie de projet… Et pourquoi pas même définir un chargé de Change Management ? Dans tous les cas, choisissez une solution qui ressemble aux contributeurs pour mieux les préparer et les impliquer aux changements organisationnels futurs.
En conclusion
Une transformation menée sous le signe du Change Management permet d’embarquer tous les contributeurs vers un projet impliquant et certain. Inutile de vous préciser que l’arrivée d’un nouveau prestataire ou d’une nouvelle solution doit faire l’objet d’une étude budgétaire au préalable. Chez Pomelo-Paradigm, nous vous accompagnons dans votre transition vers Pomdoc Pro en toute simplicité avec des formations et accompagnements adaptés ainsi qu’un onboarding rapide et efficace !
