Ce conseil semble évident, et pourtant, il est essentiel et parfois repoussé. Choisir les personnes qui contribueront à l’élaboration du rapport financier en amont permet de prévoir leur charge de travail et d’optimiser leurs missions pour préserver la qualité de leur travail. Prévenus bien en avance, ces contributeurs et/ou chef(s) de projet pourront mieux organiser leur disponibilité et se consacrer à l’évolution du document de manière optimale. Anticipez les imprévus dès que possible, par exemple, en prévoyant des suppléants. Jacqueline vient d’annoncer qu’elle est enceinte ? Paul part 10 jours en voyage de noces ? Pierre est arrêté une semaine ? Le tout en pleine période d’élaboration des rapports financiers ? Pas de panique : le suppléant prendra le relai.
Toujours dans un souci d’optimisation du temps de travail de chacun, établir un planning bien défini permet d’assurer le bon déroulement des étapes de création des rapports financiers. N’hésitez pas à prévoir large, car certains moments clés, comme celui de la relecture, peuvent s’avérer plus chronophages qu’envisagés. Définir des dates butoires permet aussi de limiter clairement le planning et d’observer l’état d’avancé du projet. Chez Pomelo-Paradigm, votre chef de projet attitré vous accompagne dans la définition du timing qu’il connait sur le bout des doigts grâce à son expérience avérée !
Les données qui ont pour vocation à être publiées dans un rapport financier sont cruciales. C’est pour quoi, avant de lancement de la création des documents, il est important de définir un « endroit » permettant de les centraliser : un dossier ou un fichier dédié (tableurs, notes…), ou dans un logiciel. Attribuer les droits d’accès aux contributeurs/chefs de projet pour qu’ils puissent dès à présent constituer le futur contenu du rapport. Avec Pomdoc Pro, chaque utilisateur peut, en temps réel et de manière sécurisée (avec des sauvegardes continues), apporter sa pierre à l’édifice dans un seul et même document et ainsi saisir les données sans plus tarder. Pour les informations liées à la taxonomie, prévoyez dès à présent votre prestataire pour l’intégration des futurs tags. Pomelo Paradigm peut vous accompagner dans la création de votre taxonomie à l’aide d’un partenaire expert.
Peut-être que la charte graphique des documents de l’entreprise change cette année, mais vous n’avez pas encore été mis au courant ? Dans tous les cas, mieux vaut faire un point avec le service communication et/ou la relation investisseurs pour s’assurer dès à présent des évolutions graphiques de l’entreprise. Dans le cas où ils envisagent un rebranding complet, le chantier graphique devra faire l’objet d’une étude avec l’aide des communicants. Le studio de Pomelo-Paradigm peut se charger de vous proposer des pistes créatives sur-mesure pour la mise en page de votre rapport, le tout dans le respect de la charte graphique : il ne reste plus qu’à vous concentrer sur les données financières !
Besoin de sécuriser les données, de gagner du temps dans la mise en page, de centraliser les informations pour tous les contributeurs, d’être conforme au format ESEF, de pouvoir exporter en XHTML…Ce sont autant de problématiques qui doivent être minutieusement évaluées en amont pour choisir un logiciel dans le cadre de la création des supports financiers. Etablissez une liste de vos besoins en les priorisant. En utilisant Pomdoc Pro, vous choisissez un logiciel en mode cloud qui vous permettra :
