Chez Pomelo-Paradigm, la gestion de projet est l’un des piliers de notre expertise de la publication réglementaire. Nous constatons au quotidien des habitudes toutes différentes, mais qui peuvent constamment faire l’objet d’amélioration. Alors que la saison des publications réglementaires bat son plein, toutes les équipes impliquées dans la création des Rapports Annuels y sont confrontés. À chaque année qui passe, certaines procédures évoluent et d’autres moins, mais aussi les supports et les réglementations… C’est pourquoi nous vous proposons de passer en revue cinq erreurs à éviter dans la création de ces documents.
Rédiger chacun de son côté
Il y a tant de contributeurs affiliés à un projet de publication réglementaire comme celui du Rapport Annuel… À tel point qu’il peut sembler plus simple d’avancer chacun sa partie de son côté, puis mutualiser toutes les parties en phase finale. Le résultat d’un tel fonctionnement ? Au moment de réunir tous les contenus, l’assemblage se transforme en casse-tête et les équipes ne comptent plus leur temps perdu. En choisissant une plateforme collaborative comme Pomdoc DM, vous réunissez tous les contributeurs dès le début dans le document final, permettant d’avoir une vision globale tout au long du projet et d’éviter les mauvaises surprises au moment de la publication.
Utiliser des logiciels sans traçabilité
Régis de la conso’ a passé toute sa soirée à rédiger son analyse de comptes du dernier trimestre. Il a tout enregistré sur son éditeur habituel, dans un fichier commun. Mais au petit matin, mystère et stupéfaction : tout son travail réalisé sur son gestionnaire de document a disparu. Si seulement la direction de Régis avait choisit une solution de Disclosure Management historisée, il aurait pu facilement identifier que Michel avait fait une mauvaise manipulation. Il aurait pu aisément restaurer le travail réalisé en quelques clics et continuer sur sa lancée. Au lieu de cela, Régis va passer une bonne matinée à rechercher son travail de la veille…
D’où l’importance de la traçabilité. Mais attention, les plateformes offrant des fonctionnalités d’historisation ne servent pas à jouer au policier. Elles permettent de clarifier en bonne intelligence une situation incongrue en consultant une action effectuée (comme dans le cas de Régis), pour une meilleure compréhension du projet, apportant ainsi un véritable gain de temps.
Sous-estimer la traduction
Cette année, Jacqueline a encore choisi le logiciel bureautique habituel de gestion de document pour le rapport annuel. Mais au moment de transmettre au traducteur le document final, c’est la catastrophe : les aller-retours vont bon train et les délais commencent à s’allonger alors que la date de publication approche. Choisissez une plateforme permettant l’export à plusieurs formats, car en transmettant un fichier XLIFF, vous faciliterez la dure tâche du traducteur et tout le monde sera satisfait !
Prévoir des délais trop compétitifs
Pendant la réunion de lancement, le chef de projet de publication réglementaire est confiant : « L’année précédente, tout le service conso’ avait déjà ses chiffres à la fin du mois, alors partons sur la même fenêtre ! ». Sauf que deux congés maternités et un arrêt maladie plus tard, c’est la panique et les délais deviennent intenables.
Prévoyez toujours une marge de manœuvre en essayant de positionner des dates flexibles avec un calendrier réaliste, élaboré avec l’aide des parties prenantes. Anticipez les points d’étape avec des réunions (sans tomber dans les travers de la réunionite aiguë). Bref, faites preuve de bonne intelligence, quitte à prévoir trop large et disposer de temps supplémentaire pour une relecture plus apaisée. Alors oui, certains délais sont malheureusement incompressibles et demandent un effort considérable, et l’imprévu fait partie du quotidien. Mais c’est l’exception qui confirme la règle « mieux vaut prévenir que guérir ! ».
Préférer le manuel à l’automatisation
Effectuer chaque vérification une par une, à la main. Aujourd’hui encore, les contributeurs procédant à la rentrée ou la validation des chiffres « manuellement » sont encore très nombreux. Avec une solution comme Pomdoc DM, vous automatisez tous le processus d’entrée des chiffres et des données. Et quand la solution est API-friendly, vous bénéficiez d’interconnexions avec vos outils en place qui mettent à jour toutes vos données en un clic. Et ça, c’est un véritable gain de temps !
En bref
Difficile de contredire l’adage « le mieux est l’ennemi du bien », car il existe une multitude d’erreurs à éviter dans un processus de publication réglementaire ! Mais s’il y a bien une conclusion à retenir des recommandations ci-dessus, c’est qu’il est préférable de se doter d’une solution de Disclosure Management comme Pomdoc DM, afin de réduire les erreurs et de gagner en efficacité.
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