Qui a Pomelo-Paradigm, la gestione dei progetti è uno dei pilastri della nostra competenza in materia di pubblicazioni regolamentari. Ogni giorno osserviamo una vasta gamma di pratiche che possono sempre essere migliorate. Con la stagione delle pubblicazioni regolamentari in pieno svolgimento, tutti i team coinvolti nella creazione delle Annual Report si trovano ad affrontare queste sfide. Ogni anno porta con sé nuove procedure e modifiche, nonché cambiamenti nei formati e nelle normative stesse. Per questo motivo, vorremmo esaminare cinque errori comuni da evitare nella redazione di questi documenti.
Redazione suddivisa
In un progetto di pubblicazione regolamentare come il Annual Report sono coinvolti così tanti collaboratori… talmente tanti che potrebbe sembrare più semplice per ciascuno lavorare in autonomia e poi unire tutte le sezioni nella fase finale. Il risultato di questo approccio? Quando arriva il momento di assemblare tutti i contenuti, il processo diventa un vero grattacapo. I team perdono la cognizione del tempo sprecato. Scegliendo una piattaforma collaborativa come Pomdoc DM. Tutti i collaboratori vengono riuniti fin dall’inizio nel documento finale. Per una visione d’insieme completa dell’intero progetto ed evitando spiacevoli sorprese al momento della pubblicazione.
Utilizzo di software senza tracciabilità
John, del dipartimento di consolidamento, ha passato tutta la serata a redigere la sua relazione finanziaria trimestrale. Ha salvato tutto nel suo solito editor di documenti, in una cartella condivisa. Ma la mattina successiva, con sua grande sorpresa, ha scoperto che tutto il suo lavoro nel sistema di gestione documentale era sparito. Se solo la direzione di John avesse optato per una soluzione di gestione delle divulgazioni con tracciamento della cronologia. Avrebbe potuto facilmente individuare l’errore commesso da Michael. Avrebbe potuto ripristinare il lavoro in pochi clic e continuare a lavorare. Invece, John passerà buona parte della mattinata a cercare il lavoro di ieri…
Da qui l’importanza della tracciabilità. Ma attenzione, le piattaforme che offrono funzionalità di tracciamento della cronologia non servono per fare i poliziotti. Permettono di chiarire in modo intelligente una situazione insolita, riesaminando un’azione intrapresa (come nel caso di John). Portando a una migliore comprensione del progetto e quindi a un risparmio di tempo prezioso.
Sottovalutazione della traduzione
Quest’anno, Jacqueline ha optato ancora una volta per il suo solito software di gestione documentale per il Annual Report. Ma al momento di inviare il documento finale al traduttore, è successo il disastro. I numerosi scambi di email si sono susseguiti senza sosta e le scadenze si sono accumulate con l’avvicinarsi della data di pubblicazione. Scegliete una piattaforma che permetta l’esportazione in più formati. Perché inviando un file XLIFF semplificherete il difficile compito del traduttore e tutti saranno soddisfatti!
scadenze troppo competitive
Durante la riunione di avvio, il responsabile del progetto di pubblicazione normativa si mostrò fiducioso: “L’anno scorso, l’intero dipartimento di consolidamento aveva già i dati entro la fine del mese, quindi manteniamo la stessa tempistica!”. Peccato che, dopo due congedi di maternità e un congedo per malattia, il panico si diffuse e le scadenze divennero impossibili da rispettare.
È sempre opportuno prevedere una certa flessibilità, cercando di programmare le date entro una tempistica realistica, concordata con le parti interessate. Anticipate le tappe fondamentali con delle riunioni (senza però cadere nella trappola di riunioni interminabili). In breve, siate saggi e attenti, anche se ciò significa pianificare con largo anticipo e riservare del tempo extra per una revisione più rilassata. E sì, alcune scadenze sono purtroppo inevitabili e richiedono un notevole impegno, e gli imprevisti fanno parte della vita di tutti i giorni. Ma questa è l’eccezione che dimostra che “prevenire è meglio che curare!”.
Manuale anziché automazione
Eseguire ogni verifica manualmente, una per una, rappresenta ancora un’operazione complessa. Ancora oggi, molti collaboratori inseriscono o convalidano i dati manualmente. Con una soluzione come Pomdoc DM, è possibile automatizzare l’intero processo di inserimento dati. Inoltre, grazie alla compatibilità con le API, si beneficia di una perfetta integrazione con gli strumenti già in uso, aggiornando tutti i dati con un solo clic. Un vero risparmio di tempo!
Per farla breve
È difficile contestare il detto “Il meglio è nemico del bene”, dato che sono moltissimi gli errori da evitare in un processo di pubblicazione regolamentare! Ma se c’è una conclusione da trarre dai consigli di cui sopra, è che è meglio lavorare con una soluzione di Disclosure Management come Pomdoc DM, al fine di ridurre gli errori e aumentare l’efficienza.
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